Photo by Bluestonex on Unsplash
Tien applicaties per medewerker, een derde van de collega’s die thuiswerkt, AI die ongemerkt wordt gebruikt en de NIS2-wetgeving, die sinds oktober 2024 strengere eisen stelt aan de cyberbeveiliging van heel wat Belgische bedrijven … Voor Belgische kmo’s met minstens 50 medewerkers is een goed georganiseerde digitale werkomgeving geen luxe meer, maar een noodzaak. In vijf minuten lees je hier wat een digital workplace precies inhoudt, wat de belangrijkste bouwstenen zijn en hoe je ermee aan de slag gaat.
Eerst een woordje uitleg
Paul Miller (Digital Workplace Group) introduceerde de term ‘digital workplace’ al in 2009. Sindsdien gebruiken leveranciers hem voor zowat alles, van een intranet tot een leaseformule voor laptops. Eigenlijk is het heel eenvoudig: een digitale werkomgeving waarin medewerkers toegang hebben tot hun documenten, applicaties en collega’s, ongeacht waar ze werken of welk toestel ze gebruiken. En dat allemaal met één login.
Er bestaan echter twee hardnekkige misverstanden. Ten eerste vervangt een digital workplace je bestaande tools niet, maar zorgt die ervoor dat ze vlot samenwerken. Denk aan een centrale login, eenvoudig zoeken en snelle toegang tot de juiste informatie. Ten tweede draait het niet alleen om thuiswerken. Een koeltechnicus die onderweg is naar een klant heeft er net zoveel aan als een boekhouder die van thuis uit werkt.
Waarom nu, in België?
Hybride werken is niet meer weg te denken. In 2025 werkte 34,8% van de Belgische werknemers minstens af en toe thuis. Dat is 1,8 procent meer dan in 2024. In Vlaanderen ligt dat aandeel zelfs boven de 41%. Thuiswerken blijft dus aan populariteit winnen (Bronnen: Statbel, Vlaanderen.be).
AI heeft intussen zijn weg gevonden naar de Belgische werkvloer. Volgens de Tech & AI 2026 Observatory van Inetum geeft 68% van de Belgische leidinggevenden aan dat hun bedrijf AI gebruikt. Opvallender nog, 47% (bijna de helft dus) zegt AI soms te gebruiken zonder dat aan de werkgever of collega's te melden. AI verbieden is dan ook weinig realistisch. Bedrijven kunnen beter duidelijke afspraken maken over het gebruik ervan, maar daarvoor moeten ze eerst weten welke AI-tools hun medewerkers gebruiken en tot welke bedrijfsgegevens die toegang hebben.
Volgens onderzoek van Wolters Kluwer werkt 34% van de Belgische kmo's volledig in de cloud. Daarmee scoort België het hoogst van alle onderzochte EU-landen. Het probleem is dus niet dat bedrijven te weinig cloudoplossingen gebruiken, maar wel dat die vaak los van elkaar staan, zoals bijvoorbeeld vijf verschillende platformen, elk met een eigen wachtwoord.
Lees ook: Soevereine cloud: migreren zonder brokken te maken?
NIS2 maakt cyberbeveiliging verplicht
Sinds 18 oktober 2024 is de Belgische NIS2-wet van 26 april 2024 van kracht. Die legt strengere regels op voor cyberbeveiliging in 18 sectoren, met het Centrum voor Cybersecurity België (CCB) als nationale bevoegde autoriteit.
De gevolgen van niet-naleving zijn niet min, want bestuurders kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld en boetes kunnen oplopen tot 7 miljoen euro of 1,4% van de wereldwijde jaaromzet voor belangrijke entiteiten
Toegangsbeheer, multifactorauthenticatie (MFA), veilige communicatie, bedrijfscontinuïteit en opleiding van medewerkers, het zijn allemaal zaken die onder NIS2 vallen en tegelijk deel uitmaken van een goed ingerichte digital workplace. Een betere digitale werkomgeving klinkt misschien niet meteen als een prioriteit, maar zodra de persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders ter sprake komt, wordt het verhaal een stuk interessanter.
Wat heb je nodig en wat kan wachten?
- Begin bij de toegang tot je systemen. Zorg ervoor dat medewerkers met één login (Single Sign-On of SSO) kunnen werken en beveilig die met multifactorauthenticatie (MFA). Dat geldt voor alle toepassingen, ook voor die HR-tool die maar door een paar mensen wordt gebruikt. Zonder een goed toegangsbeheer heeft de rest weinig zin.
- De volgende stap is een centrale digitale werkomgeving waarin medewerkers documenten kunnen vinden, informatie kunnen delen en met collega's kunnen communiceren. Voor de meeste kmo's hoeft dat geen grote nieuwe investering te zijn. Met Microsoft 365 kom je al heel ver, op voorwaarde dat je de bestaande mogelijkheden goed gebruikt.
- Daarna kan je ook je bedrijfsapplicaties en HR-diensten koppelen aan diezelfde login. Zorg er verder voor dat medewerkers veilig kunnen werken, ongeacht waar ze zich bevinden. Ook buiten het kantoor moet je beveiliging op punt staan.
Lees ook: ‘Digital workplace’ begrijpen: meer dan een buzzword
Hoe begin je eraan?
Begin niet met een nieuwe tool, maar kijk naar wat je medewerkers nodig hebben. Kies vijf verschillende functies en breng in kaart welke programma's en informatie ze dagelijks gebruiken. Vaak zijn dat minder toepassingen dan je denkt, maar wel met telkens een aparte login.
Maak er een echt ICT-project van, met een budget, een planning en een overzicht van je belangrijkste systemen en gegevens. Dat laatste heb je ook nodig om aan NIS2 te voldoen.
Mobitel denkt graag met je mee
Samen met Proximus biedt Mobitel verschillende ICT-diensten aan die je bedrijf helpen om efficiënter te werken en processen te verbeteren. Door die te combineren met een digital workplace-aanpak, haal je meer uit je digitale werkomgeving en blijf je op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.
Contacteer vrijblijvend onze experts